PAGOVISION¿Los datos de tu empresa están seguros con la IA?
La cuenta que usas, los archivos que compartes y el acceso que permites hacen toda la diferencia. Esto es lo que conviene revisar primero.
Nuestro punto de partida: una cuenta de empresa, el entrenamiento desactivado y acceso solo a los archivos que el trabajo necesita. Dar acceso a toda la carpeta compartida es demasiado.
Mismo archivo. Reglas distintas.
Tu empresa no tiene control.
Tu equipo administra el acceso.
El logo puede ser el mismo. La protección no.
Tu equipo no esperó la política de IA.
Mientras la empresa discute si usar IA, alguien ya le está pidiendo que resuma un contrato.
Tienen trabajo que terminar. La herramienta ayuda. La configuración de privacidad está tres menús adentro. Ya sabes cómo sigue la historia.
Nuestro consejo: pregunta qué usa la gente, aprueba una cuenta de empresa y haz que las reglas sean fáciles de seguir. Haz que también sea fácil reportar errores. Quieres escuchar "pegué el archivo equivocado" cuando todavía puedes hacer algo.
Sigue al documento, no al logo.
"Usamos ChatGPT" dice muy poco. ¿La cuenta de quién? ¿Qué plan? ¿Conectada a qué?
Leer un archivo para responder tu pregunta no es lo mismo que entrenar con él. Entrenar significa reutilizar ese contenido para mejorar modelos futuros. Tu cuenta define si eso se permite, quién más puede leer el archivo y cuánto tiempo se guarda. Elige tu caso:
Una app de IA personal y gratuita
ChatGPT, Claude o Gemini en su versión gratuita, Meta AI, DeepSeek y otras apps similares
Sirve para información pública, ideas y redactar un aviso de empleo. Deja fuera los datos confidenciales de la empresa.
- Inicio de sesión personalEl empleado sube el archivo.
- Servidores del proveedorAplican términos de consumo.
- Asume que entrenaTus chats pueden servir para entrenar.
- Control de la empresaNinguno centralizado.
- ¿Se usa para entrenar?
- Probablemente sí. Regla práctica: nunca compartas datos confidenciales en una cuenta personal gratuita.
- ¿Quién puede leerlo?
- El personal del proveedor puede revisar algunos chats. No pegues nada que no quieras que lea un extraño.
- ¿Cuánto tiempo se guarda?
- Más que el chat en tu pantalla. Los plazos varían por proveedor; revisa su política vigente.
- ¿Quién lo controla?
- El empleado. Tu empresa no puede retirarle el acceso ni borrar su historial.
- ¿De quién es el contrato?
- El empleado acepta términos de consumo. Tu empresa no tiene un acuerdo que cubra sus archivos.
- Costo típico
- Gratis. Útil para probar, no para subir la lista de clientes.
Una suscripción personal pagada
Planes Plus, Pro, Max o similares pagados por el empleado o reembolsados
Más capacidad de IA, las mismas reglas de cuenta personal. Pagar no pone a tu empresa a cargo.
- Inicio de sesión personalAunque la empresa reembolse el pago.
- Servidores del proveedorAplican términos de consumo.
- Revisa el entrenamientoMuchas veces hay que desactivarlo a mano.
- Control de la empresaNinguno centralizado.
- ¿Se usa para entrenar?
- Depende del proveedor y de la configuración del usuario. Verifica la opción en privacidad o controles de datos.
- ¿Quién lo controla?
- El empleado. Si se va de la empresa, la cuenta y su historial se van con él.
- ¿De quién es el contrato?
- Del empleado. Un recibo en la rendición de gastos no lo convierte en cuenta de empresa.
- Costo típico
- Una suscripción mensual por persona.
Un plan de empresa administrado
Planes Team, Business o Enterprise, y la IA incluida en Google Workspace o Microsoft 365 elegibles
El punto de partida que recomendamos para el trabajo diario.
- Inicio con cuenta de trabajoDentro del espacio de la empresa.
- Términos empresarialesContrato con la empresa.
- Sin entrenamiento por defectoEn la mayoría de planes de empresa.
- Un administradorDa y retira accesos.
- ¿Se usa para entrenar?
- Normalmente no, por defecto. Confírmalo en los términos de tu plan.
- ¿Quién lo controla?
- Tu administrador: quién entra, qué se conecta y cuánto se guarda.
- Ojo con
- Un correo de trabajo no basta. Revisa que la persona esté dentro del espacio de la empresa antes de subir archivos.
- Costo típico
- Por usuario al mes. Puede que ya lo tengas incluido en tu plan actual.
Software de un proveedor que usa IA
Herramientas de automatización, CRM, contabilidad o gestión de obra con IA incluida, como la de Pagovision
La seguridad depende del contrato con ese proveedor y de los servicios de IA que usa por detrás.
- Tu archivoEntra al software del proveedor.
- Proveedor de IA detrásPregunta cuál es.
- Términos del contratoEntrenamiento, retención, borrado.
- Tus accesosQue puedas retirarlos.
- Pregunta siempre
- ¿Qué servicio de IA usan, en qué país se guardan los datos y quién puede verlos?
- Pide por escrito
- Que no entrenen con tus datos y el plazo de borrado al terminar el contrato.
Tu propia nube o tus propios equipos
Servicios de IA dentro de tu cuenta de nube, o modelos instalados en servidores de tu empresa
Máximo control sobre dónde viven los datos. También más trabajo técnico y más responsabilidad.
- Cuándo conviene
- Cuando los datos no pueden salir de tu red o un cliente lo exige por contrato.
- Lo que cuesta
- Configuración, mantenimiento y alguien que sepa administrarlo.
Pagar no es lo mismo que privacidad.
Una suscripción personal compra más IA. No pone a tu empresa a cargo de la cuenta.
Recomendamos un espacio de empresa con el entrenamiento desactivado por defecto y un administrador que pueda retirar el acceso cuando alguien se va. Un correo de trabajo por sí solo no convierte una cuenta en cuenta de empresa.
- Entrenamiento: a veces activado por defecto; revisa la opción.
- Control: lo tiene el empleado.
- Cuando alguien se va: se lleva la cuenta y su historial.
- Contrato: términos de consumo.
- Entrenamiento: normalmente desactivado por defecto.
- Control: lo tiene tu administrador.
- Cuando alguien se va: se retira el acceso el mismo día.
- Contrato: términos empresariales.
Las reglas exactas cambian seguido. Antes de decidir, revisa la página oficial de cada proveedor:
Borrar es un botón. No una máquina del tiempo.
Entrenamiento, almacenamiento y compartir son cosas distintas. Apagar una no apaga las otras.
"Desactivé el entrenamiento."
Bien. Tu historial sigue guardado. Y dar "me gusta" o "no me gusta" a una respuesta puede enviar esa conversación a revisión. Evítalo en chats sensibles.
"Borré el chat."
Borrar toma tiempo. No recupera una copia que alguien guardó ni deshace un entrenamiento ya hecho. Una orden legal también puede obligar a conservar datos más tiempo.
"Es solo un enlace compartido."
Cualquiera con el enlace puede leer la conversación. Trata el botón de compartir como si enviaras el chat fuera de la empresa.
"El plan de empresa no guarda nada."
Los chats de empresa también tienen historial, y los proveedores guardan registros de seguridad por un tiempo. Pide el plazo de borrado de chats, archivos y registros antes de subir documentos sensibles.
Desapareció de tu pantalla. Sigue en un servidor.
Aunque no aparezcan en tu historial, el proveedor puede conservarlos un tiempo.
Se guardan para detectar abusos, incluso en planes de empresa.
Pueden guardarse más tiempo, incluso después de que borres el chat.
Cada producto tiene su propio reloj. "Temporal" describe lo que ves, no un borrado inmediato. Pide los plazos por escrito.
Cambia esta configuración antes de subir archivos.
Empieza por el entrenamiento. Luego revisa a qué se pueden conectar tus herramientas de IA.
En una cuenta personal
Desactiva el entrenamiento si usas la cuenta para el trabajo. Luego mueve los documentos de la empresa a la cuenta de trabajo aprobada: el interruptor por sí solo no le da el control a tu empleador.
El nombre exacto de la opción cambia según el proveedor y la versión. Si no la encuentras, búscala en el centro de ayuda oficial con las palabras "entrenamiento" o "mejorar el modelo".
Para quien administra las herramientas de la empresa
Prioriza los inicios de sesión de trabajo, la aprobación de apps conectadas y las reglas de grabación de reuniones. Después revisa los accesos que ya existen. Cerrar la puerta principal no recoge las copias de las llaves.
- Inicios de sesión. Que las herramientas de IA se usen con cuentas de trabajo, no personales, en los equipos de la empresa.
- Apps conectadas. Exige aprobación antes de que una app acceda al correo, al Drive o al calendario.
- Reuniones. Define quién puede grabar y a quién llegan las transcripciones.
- Historial de IA. Fija cuánto tiempo se guardan los chats de la empresa.
- Accesos actuales. Revisa y retira conexiones viejas o de personas que ya no están.
La IA que no compraste aparte.
Está en tus reuniones, tu correo, tu WhatsApp y tu navegador. Inclúyela en la conversación.
Bots de reuniones
Aprueba el bot, avisa a los invitados y define quién recibe la transcripción. Revisa las reuniones recurrentes cuando alguien se va de la empresa.
Apps conectadas
"Permitir acceso" puede darle a una app una llave permanente a tu correo, archivos o clientes. Exige aprobación y retira conexiones antiguas.
Reenviar un contrato o una cotización a un bot de IA en WhatsApp también es subirlo a un servicio externo. Define qué se puede reenviar y qué no.
Archivos y extensiones del navegador
Ordena las carpetas compartidas con todos antes de que un asistente las haga fáciles de buscar. Revisa las extensiones que pueden leer las páginas que abres.
Las fallas aburridas merecen tu atención.
La pregunta clave: ¿qué apps pueden abrir tus archivos y qué tan rápido puedes cortarles el acceso? Estos casos públicos explican por qué.
Un error cruza cuentas.
En 2023, un error en ChatGPT mostró a algunos usuarios los títulos de chats de otras personas.
Envía solo lo que la tarea necesita. Los proveedores también tienen errores.Un correo da instrucciones.
Investigadores demostraron en 2025 que un correo preparado podía hacer que un asistente de IA revelara datos. El proveedor corrigió la falla.
Limita lo que el asistente puede leer. El contenido puede traer instrucciones hostiles.Un chatbot guarda la llave.
En 2025, atacantes usaron accesos robados de una app de chat conectada para sacar datos de sistemas de clientes de varias empresas.
Debes saber qué apps tienen acceso y cómo cortarlo.El papeleo sigue importando.
Una suscripción de IA no cancela tus obligaciones con clientes, trabajadores ni el Estado.
Ten el contrato correcto.
En Perú, la Ley N.º 29733 de Protección de Datos Personales y su reglamento se aplican cuando un proveedor trata datos de personas por encargo tuyo. Pide un acuerdo por escrito que diga qué hace con esos datos.
Capacita al equipo. Revisa los usos sensibles.
Muestra las herramientas aprobadas y sus límites. Busca asesoría especializada antes de usar IA para decisiones sobre contrataciones, créditos o salud.
Lee más allá del sello.
Las certificaciones ISO ayudan a evaluar a un proveedor, pero no dicen qué configuración usa tu cuenta. Pide el alcance, el contrato y la configuración real.
Una política que tu equipo sí va a leer.
Nombra al responsable. Nombra las herramientas. Di qué queda fuera. Dale a la gente dónde preguntar.
Completa los datos, ajusta las reglas a tu negocio y compártelas con el equipo. Una política funciona mejor en una conversación que en una carpeta llamada "Final_v7".
Política de uso de IA de nuestra empresa
- Una persona es responsable. Las preguntas y problemas sobre IA van a ella.
- Herramientas aprobadas, cuentas de trabajo. Usamos solo las herramientas aprobadas, con cuentas administradas por la empresa. Un correo de trabajo no basta.
- Lo que nunca entra a una herramienta no aprobada. Datos personales de clientes y trabajadores, información financiera, contratos, presupuestos, contraseñas y todo lo que esté bajo un acuerdo de confidencialidad.
- Revisa antes de confiar. Lo que produce la IA es un borrador. Una persona revisa datos, cifras y todo lo que va a un cliente o a una entidad pública.
- Reuniones. Solo se usan grabadoras aprobadas. Se avisa a los invitados cuando se graba.
- Conexiones. Nadie conecta una app de IA al correo, calendario, Drive o WhatsApp de la empresa sin aprobación del responsable.
- Avisa cuando importa. Los clientes saben cuándo interactúan con IA. Una persona aprueba lo que la IA prepara antes de que llegue a un cliente.
- Proveedores. El responsable aprueba nuevas herramientas tras revisar entrenamiento, retención, accesos y borrado.
- Salidas y errores. Cuando alguien deja la empresa, sus accesos se retiran el mismo día. Si algo se pegó por error, se avisa al responsable; nadie es culpado por reportar.
- Capacitación y revisión. Todos reciben una charla corta sobre esta política al ingresar y una vez al año.
Haz una introducción de 20 minutos con tu equipo
- 5 min: pregunta qué herramientas de IA usa cada uno y para qué.
- 5 min: presenta las herramientas aprobadas y cómo entrar con la cuenta de trabajo.
- 5 min: repasa lo que nunca se sube y por qué.
- 5 min: explica cómo reportar un error sin miedo y responde dudas.
Pon a prueba a tu proveedor de IA. Nosotros incluidos.
"Nos tomamos la seguridad en serio" es una frase, no una respuesta. Haz estas cinco preguntas y pide las respuestas por escrito.
01¿Quién recibe nuestros datos y puede entrenar con ellos?
Nuestra respuesta: trabajamos con servicios de IA de nivel empresarial configurados para no entrenar con tus datos. Te decimos por escrito cuáles usamos en tu proyecto.
02¿Dónde se guardan y quién puede abrirlos?
Nuestra respuesta: de preferencia en tus propias cuentas, tu Google Drive o tu Microsoft 365. Solo acceden las personas del equipo asignadas a tu proyecto.
03¿Cuánto tiempo guardan nuestros archivos y consultas?
Nuestra respuesta: solo mientras dura el proyecto. Al terminar, devolvemos o eliminamos la información en el plazo fijado en el acuerdo de confidencialidad, y lo confirmamos por escrito.
04¿Qué es realmente nuestro?
Nuestra respuesta: tus datos, tus plantillas, tus reglas y los flujos construidos para tu empresa. Todo queda documentado a tu nombre.
05¿Podemos revisar la configuración y llevarnos nuestros datos?
Nuestra respuesta: sí. Te mostramos la configuración y puedes retirar los accesos o llevarte todo cuando quieras.
Tráenos tus preguntas incómodas.
¿Evaluando automatización con IA? Trae a tu responsable de sistemas y un proceso. Te mostramos a dónde van los datos y quién los controla.
Unas últimas preguntas.
¿La IA es segura para documentos confidenciales de la empresa?
Puede serlo, con la cuenta correcta, el entrenamiento desactivado, accesos limitados y un contrato claro con el proveedor. Una cuenta personal gratuita no es el lugar.
¿Pagar ChatGPT Plus o Claude Pro lo hace privado?
No necesariamente. Son planes personales: dan más capacidad, pero el control sigue siendo del empleado. Para el trabajo, usa un plan de empresa.
¿Nuestros trabajadores ya están subiendo datos a herramientas de IA?
Es probable. La forma más rápida de saberlo es preguntar sin castigar, y ofrecer una alternativa aprobada.
¿Deberíamos prohibir la IA en el trabajo?
Prohibirla suele empujar su uso a cuentas personales, donde la empresa no ve nada. Es mejor aprobar herramientas, poner reglas claras y capacitar.
Si borramos un chat, ¿los datos desaparecen?
No de inmediato. El proveedor puede conservar copias por un tiempo por seguridad o por obligación legal. Pide los plazos por escrito.
¿La IA puede filtrar nuestros datos a un competidor?
El riesgo principal no es que el modelo "cuente" tus datos, sino cuentas mal configuradas, apps conectadas sin control y enlaces compartidos. Esos se controlan con las medidas de esta guía.
Los términos, en palabras simples
- Entrenamiento
- Usar tus conversaciones para mejorar futuros modelos.
- Retención
- Cuánto tiempo guarda el proveedor tus datos.
- Plan de empresa
- Cuenta administrada por tu empresa, con términos empresariales.
- App conectada
- Una herramienta con permiso para leer tu correo, archivos o calendario.
- Encargado de tratamiento
- El proveedor que trata datos personales por encargo tuyo, según la Ley N.º 29733.
¿Listo para el siguiente paso?
Trae un proyecto.
O solo explora.
Te va a dar una idea clara de lo que podemos construir juntos.